Umstellung des Lieferantenportals

Das neue System, das wir EnBW-seitig Ivalua nennen, ist seit 13.12.2021 für alle Lieferant*innen freigeschaltet.

Als bestehende*r Lieferant*in erhalten Sie ab 13.12.2021 eine vom System generierte E-Mail mit einem Link zur einmaligen Anmeldung im neuen System. Dabei setzen Sie ein neues Passwort. Nachdem Sie die „Allgemeine Nutzungsbedingungen für das EnBW Lieferantenportal“ akzeptiert haben, können Sie bei Bedarf Ihre Daten ergänzen.

Schauen Sie sich gern in Ruhe um und entdecken die neuen Möglichkeiten, die das System bietet.

Über den Link in der E-Mail gelangen Sie auf eine Website und klicken dort auf „Passwort vergessen?“. Sie erhalten eine weitere E-Mail mit Link und auf der Seite Ihr neues Passwort.

Die E-Mail geht an jeden im Portal hinterlegten Kontakt. Falls Sie keine E-Mail erhalten, fragen Sie bitte Ihre Kolleg*innen, ob diese eine E-Mail erhalten haben. Wenn ja, können die Kolleg*innen Sie im System als weiteren Kontakt hinterlegen. Wenn auch Ihre Kolleg*innen keine E-Mail erhalten haben, versuchen Sie bitte, sich neu im System zu registrieren.

Das geht ganz einfach, indem Sie einen neuen Kontakt hinzufügen, die Kontaktdaten hinterlegen und anschließend eine Einladung versenden. Folgen Sie diesen 7 Schritten:

1. Nach dem Login unter https://www.Einkauf.EnBW.com navigieren Sie über Allg. Informationen > Meine Lieferantenkarte, um Ihre Unternehmensdaten anzuzeigen.

2. In der Menüleiste auf der linken Seite wählen Sie den Punkt „Kontakte“ aus, um einen neuen Kontakt zu erstellen. (Die Menüleiste auf der linken Seite ist ausklappbar.)

3. Über die Schaltfläche „+ Neuen Kontakt erstellen“ öffnet sich ein Dialogfenster zur Verwaltung der Kontaktdaten. Füllen Sie hier die Felder aus.

4. Nachdem alle Informationen hinterlegt wurden, wird der Dialog mit „Speichern & Schließen“ beendet. Der neue Kontakt wird unter Lieferantenkontakte angezeigt.

5. Der neue Kontakt hat bis hierhin noch keine Möglichkeit sich anzumelden, da unter „Login“ kein Eintrag vorhanden ist. Bitte versenden Sie deshalb eine Einladung an den Kontakt, indem Sie auf das Briefsymbol klicken.

6. Es erscheint eine Vorschau mit der zu versendenden Mail. Durch „Send notification“ wird die Einladung an den Kontakt abgeschickt.

7. Der neue Kontakt kann sich nun anmelden.


Diese Anleitung unterstützt Sie bei der Einladung eines Kollegen oder einer Kollegin.

Das System ist sehr intuitiv und einfach zu bedienen. Zu den wichtigsten Funktionalitäten gibt es Schulungsvideos, die Sie auf dieser Seite unter den jeweiligen FAQs finden.

Nein, das neue System ist für Sie selbstverständlich kostenlos und Sie müssen auch keine weitere Software kaufen, um mit uns zu arbeiten.

Sie können die Antwort auf Ihre Frage hier nicht finden? Dann stellen Sie diese per E-Mail.

Durch die Umstellung verändert sich die Art und Weise der Zusammenarbeit zwischen Ihnen, den Besteller*innen und den Mitarbeiter*innen aus dem Einkauf. Der Großteil der Kommunikation wird direkt im neuen System stattfinden. Automatisch generierte E-Mails bei neuen Anfragen oder auch für Erinnerungen halten Sie immer auf dem Laufenden. Sie können Ihre Bestellungen direkt einsehen und den Status der bestehenden Zertifikate überprüfen. Ihre Angebote zu Ausschreibungen oder Angebotsanfragen tauschen Sie über das System, das wir EnBW-seitig Ivalua nennen, direkt mit den Einkäufer*innen und den Besteller*innen aus.

Bestehende Lieferanten der EnBW können im neuen Lieferantenportal

• Ausschreibungen einsehen und daran teilnehmen
• Angebote abgeben und ggf. ändern
• Geheimhaltungsvereinbarungen bearbeiten
• Erfahren, ob Sie den Auftrag bekommen haben, diesen bestätigen oder ggf. ablehnen
• Stammdaten pflegen und Zertifikate aktualisieren
• Präqualifizierungsstatus einsehen

NEUE Lieferant*innen können im Lieferantenportal

• Sich registrieren und die Registrierung abschließen
• Geheimhaltungsanfrage bearbeiten
• Präqualifizierung (Beantwortung von Fragen zum Unternehmen) bearbeiten

Ausschreibungen erhalten Sie über das neue Lieferantenportal. In der neuen Oberfläche finden Sie den Reiter “Ausschreibungen”. Über diesen gelangen Sie zu Ihrer persönlichen Übersichtsseite für eingegangene Anfragen und Ausschreibungen. Klicken Sie auf die gewünschte Ausschreibung. Weiter unten auf der Seite können Sie die relevanten Informationen zu dieser Ausschreibung sehen und prüfen.

Weitere Infos zum Annehmen der Ausschreibung sowie zum Abgeben Ihres Angebots erfahren Sie im folgenden Video.

Ihr NDA erhalten Sie über das neue Lieferantenportal. Über den Reiter „Ausschreibungen“ gelangen Sie auf die „Informations- und Preisanfragen“. Das ist Ihre persönliche Übersichtsseite für eingegangene Anfragen und Ausschreibungen.

Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe. Öffnen Sie das Dokument „Vorlage für Geheimhaltungsvereinbarung“. Anschließend laden Sie das Dokument herunter und unterzeichnen es. Wenn Sie das unterschriebene Dokument eingescannt haben, können Sie es per Drag-and-Drop oder über einen Klick auf die Schaltfläche ganz bequem als Anhang hinterlegen.

Weitere Infos zur Handhabung der Geheimhaltungsvereinbarung erhalten Sie im Video.

Ihr Angebot geben Sie über das neue Tool ab. Bitte beachten Sie, dass Sie nur dann ein Angebot abgeben können, wenn Sie durch eine Person aus dem Einkauf oder Besteller*innen im neuen Tool dazu aufgefordert wurden.

Das folgende Video zeigt Ihnen die Schritte der Angebotsabgabe im Einzelnen.

Wenn Sie das Angebot später abändern wollen, können Sie das über den Button “Angebot erstellen” machen. Die Bezeichnung ist vorausgefüllt und kann von Ihnen angepasst werden.

Wie genau die Änderung vorzunehmen ist, sehen Sie im folgenden Video.

Klicken Sie im neuen Lieferantenportal über “Ausschreibungen” auf “Informations- und Preisanfragen”. Wählen Sie die Ausschreibung aus, die Sie bearbeiten möchten. Wie Sie von hier aus zur Bearbeitung der Pflichtlose und der optionalen Lose gelangen, erfahren Sie im Video.

Ob Sie den Zuschlag für Ihr Angebot bekommen haben, erfahren Sie im neuen Tool. Klicken Sie dazu auf Angebotsübersicht. In der Spalte „Entscheidung“ wird Ihnen angezeigt, ob Sie einen Zuschlag oder eine Absage erhalten haben.

Mehr dazu im Video.

Den Auftrag bestätigen Sie über das neue System. Klicken Sie dazu auf “Bestellungen” und auf “Bestellungen bestätigen”. Wählen Sie die betroffene Bestellung per Klick auf die Ivalua-Vorgangsnummer aus. In der Bestellübersicht haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie können den Vorgang einem Ihrer Kolleg*innen zuordnen. Sie können die Bestellung ablehnen, bestätigen oder die Bestellung ändern.

Weitere Details zur Bestätigung eines Auftrags erhalten Sie im Video.

Ja, ein Auftrag kann auch abgelehnt werden. Das kann der Fall sein, wenn Sie eingegangene Bestellungen ohne Änderungsmöglichkeit an den Einkauf zurücksenden oder eine Bestellung direkt ablehnen möchten. Diesen Vorgang können Sie im neuen Tool erledigen.

Um die einzelnen Schritte zu sehen, klicken Sie bitte auf das Video.

Über das neue Lieferantenportal können Sie eine Bestelländerung vornehmen. Änderungen sind in folgenden Punkten möglich: bestätigte Menge, bestätigtes Lieferdatum sowie der bestätigte Stückpreis. Wie genau Sie dabei vorgehen, zeigt das Video 'Bestellung ändern'.

Egal ob Sie bisher im „Lieferantenportal allgemein“ oder „Lieferantenportal spezial“ gearbeitet haben: Hier gibt es keine Änderungen und Sie erhalten Ihre Bestellung auf dem gewohnten Weg (per E-Mail oder direkt im System).

Nein, Ihre Bestellnummern bleiben gleich.

Sie können im neuen Tool die Einstellungen so wählen, dass der/die Anforder*in Ihnen nach Erhalt der Ware eine Bestätigung schickt. Wie das geht, erfahren Sie im Video.

Sie können eine Retoure entweder annehmen oder ablehnen.
Wie das funktioniert, erfahren Sie in den Videos.

Nein, die Rechnungsadresse bleibt bestehen und Sie finden diese wie gewohnt in der Bestellbestätigung.

Nein, es bleibt alles wie bisher.

Sie können Ihre Rechnung wie bisher in Papierform, elektronisch (PDF Datei) oder im ZUGFeRD Format stellen. Weitere Informationen finden Sie auf der Informationsseite zum Rechnungsversand.

Grundsätzlich ja, es kommt dabei aber immer darauf an, auf welche Geschäftseinheit der Rahmenvertrag läuft. Ab 13. Dezember 2021 wird es so sein, dass als Geschäftspartner derjenige geführt wird, der im Rahmenvertrag steht. Läuft der Rahmenvertrag also über die Zentrale eines Unternehmens, muss diese künftig auch die Zertifikate pflegen und die Präqualifizierung durchführen. Ist der Rahmenvertrag mit einer Niederlassung des Unternehmens geschlossen, gilt diese als Geschäftspartner mit allen Rechten und Pflichten.

Ja, der Status Ihrer EnBW Präqualifizierung wird ebenso übernommen wie der Status Ihrer Zertifikate. Sie müssen bei der Erstanmeldung im neuen System lediglich nochmal einige Fragen beantworten und bestätigen. Diese Fragen haben Sie gegebenenfalls zu einem früheren Zeitpunkt für die Präqualifizierung schon beantwortet und sie müssen für die Zusammenarbeit mit der EnBW unbedingt beantwortet werden.

Die Präqualifizierung wird wie bisher über mehrere Stufen abgedeckt, wir haben die Fragen für die Präqualifizierung deutlich entschlackt und Sie müssen keine Fragen mehr doppelt beantworten. Ein Teil der Fragen wird bei der Erstanmeldung im neuen System abgefragt. Dies sind die Fragen, die für eine Zusammenarbeit mit der EnBW unbedingt und über alle Produkte und Leistungen hinweg beantwortet werden müssen. Ebenso bitten wir Sie, unseren Lieferantenkodex zu bestätigen.

Ja, denn der Supplier Code of Conduct ist die Grundlage unserer Geschäftsbeziehungen und ein verbindlicher Teil jedes Lieferantenvertrags. Wir erwarten, dass ihn nicht nur Sie selbst befolgen, sondern ihn auch an Ihre Lieferant*innen, Mitarbeiter*innen und Geschäftspartner*innen kommunizieren und mit entsprechenden Maßnahmen sicherstellen. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Punkte aus dem Lieferantenkodex finden Sie hier die ausführliche Version als PDF-Datei können Sie hier herunterladen.

Der Supplier Code of Conduct ist die Basis für jede Zusammenarbeit mit unseren Lieferant*innen. Gemeinsam mit Ihnen wollen wir Verantwortung für unsere Lieferkette übernehmen und somit die negativen Auswirkungen unserer Geschäftsaktivitäten auf Mensch und Natur so gering wie möglich halten. Eine übersichtliche Zusammenfassung der Punkte aus dem Lieferantenkodex finden Sie hier. Die ausführliche Version als PDF-Datei können Sie hier herunterladen.

Über unser Lieferantenportal können Sie sich bei der EnBW als neuer Lieferant registrieren. Klicken Sie dazu auf den Button „Neuer Lieferant? Jetzt hier registrieren.“. Zur Lieferantenregistrierung benötigen wir im ersten Schritt einige Angaben von Ihnen. Füllen Sie die Pflichtfelder aus und setzen Sie ein Kennwort. Nachdem Sie alle benötigten Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie den Button „Registrieren“ und schließen so den ersten Schritt der Lieferantenregistrierung ab. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Im Anschluss wird die Registrierung durch Mitarbeiter*innen des Einkaufs bearbeitet. Im Lieferantenportal können Sie den Status der Registrierung verfolgen.

Weitere Infos finden Sie in den Videos.

Nachdem der Einkauf der EnBW Sie als Lieferant*in für die Qualifizierung identifiziert hat, können Sie im neuen Tool sehen, welche Zertifikate Sie hochladen und welchen Fragebogen Sie ausfüllen müssen. Unter “Fortschritte beim Onboarding” wird Ihnen das Fehlen erforderlicher Dokumente angezeigt.

Weitere Details zu Ihrem Onboarding im neuen Tool finden Sie im Video.