Betriebskostenabrechnung: Darauf sollten Sie achten

In unserem Ratgeber zeigen wir Ihnen, worauf Mieter*innen und auch Vermieter*innen bei der Betriebskostenabrechnung achten sollten.

Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Der laufende Betrieb einer Immobilie ist immer mit Kosten verbunden. Neben der eigentlichen Miete müssen Sie daher weitere Kosten an Vermieter*innen abführen. Die sogenannte „zweite Miete“ wird in der „Betriebskostenverordnung“ geregelt. In die Betriebskostenabrechnung (auch BKA abgekürzt) sind daher laut Gesetz (§§ 1-2 BetrKV) Kosten für unter anderem diese Posten auf Mieter*innen umlegbar: Heizkosten, Warmwasser und Abwasser, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Putz- und Hausmeisterservice, Gartenpflege, Beleuchtung, Aufzug, Schornsteinfeger, Grundsteuer und bestimmte Versicherungen.

Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung?

Umgangssprachlich werden die Begriffe „Betriebskostenabrechnung“ und „Nebenkostenabrechnung“ oft synonym verwendet. Dies kann leicht irreführen, da es sich bei Nebenkosten eher um einmalige oder unregelmäßige Ausgaben der Vermieter*innen handelt, die nicht auf die Mieter*innen umgelegt werden können.

Die Betriebskosten werden in der Regel als monatliche Vorauszahlung durch die Mieter*innen getragen. Vermieter*innen sind dazu verpflichtet, nach einem Jahr eine genaue Betriebskostenabrechnung anzufertigen. So können die Betriebskostenvorauszahlungen mit den tatsächlich entstandenen Kosten abgeglichen werden. Dabei können sowohl Nachforderungen, aber auch Rückzahlungen entstehen. Weichen Vorauszahlung und tatsächlicher Verbrauch stark voneinander ab, kann der Vorauszahlungsbetrag für das nächste Jahr angepasst werden. Bei der Betriebskostenabrechnung können jedoch leicht Fehler entstehen. Wir erklären Ihnen, worauf Sie als Mieter*in achten sollten!

Genaues Nachrechnen der Betriebskostenabrechnung lohnt sich oft.

Was sind Betriebskosten?

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt fest, welche Kosten genau von Vermieterseite aus auf die Mieter*innen umgelegt werden dürfen. Nur so bleibt die Abrechnung fair und transparent – und zwar für beide Parteien. Es darf ausschließlich das als Betriebskosten abgerechnet werden, was in der BetrKV unter § 2 aufgeführt wird und im Mietvertrag vereinbart wurde. Folgende Liste umfasst alle umlagefähigen Betriebskosten:

• Grundsteuer
• Kosten für Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizkosten (inklusive Kosten für Reinigung und Wartung)
• Gebühren für Warmwasserversorgung
• Aufzugskosten (für Personen- oder Lastenaufzug)
• Kosten für Müllbeseitigung und Straßenreinigung
• Kosten für Gebäudereinigung und Gartenpflege
• Kosten für die Beleuchtung von gemeinsam genutzten Räumen (wie Eingang, Flur, Treppenhaus, Keller und Dachboden)
• Kosten der Schornsteinreinigung
• Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Kosten für Hausmeister*innen
• Kosten für TV- oder Internetverteilanlagen
• Kosten für den Betrieb von Wäschepflegeeinrichtungen
• Sonstige Betriebskosten (wie regelmäßige Wartungs- und Pflegekosten)

Abhängig vom jeweiligen Mietvertrag können außerdem Kosten für kleinere Reparaturen auf die Mieter*innen umgelegt werden.

Gut zu wissen: Man unterscheidet auch zwischen „kalten Betriebskosten“ und „warmen Betriebskosten“. Letztere umfassen alle oben genannten Kosten. Kalte Betriebskosten hingegen schließen die Kosten für die Warmwasserbereitung und Heizung nicht mit ein.

Wie sieht eine Betriebskostenabrechnung aus?

Eine Betriebskostenabrechnung hat einen klaren und strukturierten Aufbau. So können Mieter*innen ihre jährlichen Wohnnebenkosten möglichst einfach nachvollziehen. Sowohl der Abrechnungszeitraum als auch die Gesamtkosten sind klar und deutlich aufgeführt. Die Kosten werden auf die einzelnen Parteien aufgeteilt. Als Grundlage dafür dient der vereinbarte Umlageschlüssel. So kann im Anschluss der individuelle Verbrauch oder auch der Anteil der einzelnen Mieter*innen dargestellt werden.

Geleistete Vorauszahlungen werden danach von den entstandenen Kosten abgezogen. Aus der Differenz entsteht dann ein Guthaben oder aber eine Nachzahlung.

Wie hoch sind Betriebskosten im Allgemeinen?

Wie hoch die Betriebskosten sind, lässt sich pauschal nicht beantworten. Laut dem aktuellen Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes zahlten Mieter*innen im Jahr 2024 durchschnittlich 2,51 Euro Betriebskosten pro Quadratmeter und Monat. Bei einer 80 Quadratmeter großen Wohnung sind das Zusatzkosten von 200,80 Euro pro Monat oder 2.409,60 Euro im Jahr. Da es für bestimmte Positionen (Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müllabfuhr, Heizkosten/Warmwasser) deutliche regionale und lokale Unterschiede gibt, können Ihre Betriebskosten höher oder niedriger ausfallen. Durch die Inflation, mehr energetischen Sanierungen und die Neuberechnung der Grundsteuer werden die Betriebskosten weiter gestiegen sein.

Wie viel Sie pro Monat für die Betriebskosten zahlen müssen, steht in Ihrem Mietvertrag. Die meisten leisten eine monatliche Vorauszahlung an die Vermieterseite. Auch Betriebskostenpauschalen sind möglich. Dabei entfällt allerdings eine genaue Abrechnung – und Mieter*innen zahlen meist mehr als notwendig, da der tatsächliche Verbrauch nicht vollständig beachtet wird.

Betriebskostenabrechnung: Fälligkeit und Fristen

Die Betriebskostenabrechnung beinhaltet immer einen Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten. Sie muss jedoch nicht genau ein Kalenderjahr abdecken. So ist zum Beispiel auch ein Abrechnungszeitraum vom 1. Mai bis zum 30. April möglich. Wann die Betriebskostenabrechnung kommt, steht in Ihrem Mietvertrag.

Ihr Vermieter oder Ihre Vermieterin muss Ihnen die Betriebskostenabrechnung für Ihre Wohnung spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode vorlegen. Für die Betriebskosten von 2024 haben Vermieter*innen eine Abrechnungsfrist bis zum 31. Dezember 2025 einzuhalten. Brauchen sie länger für die Abrechnung, können sie keine Nachforderung mehr erheben. Sollten Sie jetzt also noch eine Abrechnung für 2023 erhalten, so ist der Anspruch erloschen. Die Nachforderung der Betriebskostenabrechnung gilt als verjährt. Falls Sie ein Guthaben haben sollten, haben Sie allerdings noch drei Jahre rückwirkend Anspruch auf das Geld.

Kosten für einen Aufzug können auf alle Mieter*innen umgelegt werden – selbst auf die, die im Erdgeschoss wohnen.

Frist für die Rückzahlung der Betriebskosten

Haben Sie als Mieter*in mehr vorausgezahlt, als sie verbraucht haben, wird dies über die Betriebskostenabrechnung nachvollziehbar. In diesem Fall sind Vermieter*innen zu einer Rückzahlung verpflichtet. Meist wird die Differenzen direkt beglichen und das Guthaben überwiesen. Alternativ kann auch im Mietvertrag festgehalten werden, wann eine Rückzahlung fällig ist.

In jedem Fall gilt: Ab dem 30. Tag nach der Zustellung der Betriebskostenabrechnung oder dem vereinbarten Rückzahlungstermin, befindet sich die Vermietung im Zahlungsverzug. Dann haben Sie als Mieter*in die Möglichkeit eine Mahnung auszusprechen. Kommen die Vermieter*innen der Verpflichtung auch dann nicht nach, können Sie eine angemessene Frist für die Rückzahlung des Guthabens setzen und androhen, die folgenden Vorauszahlungen nach Ende der Frist zurückzubehalten. Danach gibt es noch die Möglichkeit einer Klage. Nach drei Jahren verjährt der Erstattungsanspruch.

Frist für die Nachzahlung der Betriebskosten

Haben Sie als Mieter*in zu wenig vorausgezahlt, um Ihren Verbrauch am Ende des Abrechnungszeitraums zu decken, steht eine Nachzahlung an. Die Betriebskostenabrechnung legt die genaue Höhe der Nachzahlung fest. Hierbei gelten die gleichen Regeln wie bei einer Rückzahlung:

Die Nachzahlung der Betriebskosten sollte direkt erfolgen, spätestens innerhalb von 30 Tagen. Alternativ kann im Mietvertrag ein anderer Nachzahlungstermin vereinbart worden sein. Nach Ablauf der Frist kann die Vermietung mahnen oder auch die Nachzahlungsansprüche einklagen. Legt die vermietende Partei die Betriebskostenabrechnung zu spät vor, erlischt der Anspruch auf Nachzahlung.

Fällt die Nachzahlung der Betriebskostenabrechnung hoch aus und Sie haben Bedenken, wie Sie als Mieter*in die Summe aufbringen sollen, ist es ratsam das direkte Gespräch mit dem Vermieter oder der Vermieterin zu suchen. Oft kann eine passende Vereinbarung gefunden werden, wie eine Ratenzahlung.

Welche Angaben gehören in die Betriebskostenabrechnung?

Damit sie gültig ist, muss die Betriebskostenabrechnung bestimmte Angaben enthalten. Dabei handelt es sich um folgende:

• Abrechnungszeitraum: Sind Sie während des Jahres eingezogen, fängt der Zeitraum mit dem Mietbeginn an. Ansonsten umfasst er das letzte Kalenderjahr.
• Umlageschlüssel: Möglich sind drei Varianten: nach Verbrauch, Quadratmetern oder Anzahl der Bewohner*innen. Der Umlageschlüssel steht im Mietvertrag, daran müssen sich Vermieter*innen halten. Ohne Regelung werden die Kosten nach Wohnfläche umgelegt.
• Gesamtkosten: Bei Mehrfamilienhäusern müssen Vermieter*innen alle Betriebskosten in der Summe aufführen.
• Berechnung des Mieteranteils: Sie zahlen nur diesen Anteil. Die Berechnung muss nachvollziehbar sein. Kosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf die anderen Mietparteien umgelegt werden – diese müssen Vermieter*innen tragen.
• Vorauszahlungen: Vermieter*innen müssen Ihre bereits geleisteten Zahlungen aufführen und von Ihrem Anteil abziehen.
• Rückzahlung oder Nachzahlung: Aus der Betriebskostenabrechnung muss klar hervorgehen, wie viel Geld Sie zurückerhalten bzw. wie viel Geld Sie nachzahlen müssen.

Betriebskostenabrechnung 2024/2025

In der Regel ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr. Wenn andere Fristen gelten sollen, können diese im Mietvertrag festgehalten werden. Vermieter*innen haben nach Ende des Abrechnungszeitraums zwölf Monate Zeit – den Mieter*innen muss die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2024 also bis zum 31. Dezember 2025 vorliegen. Verstreicht die Frist, ist die Möglichkeit für Vermieter*innen eine Nachzahlung einzufordern, erloschen. Guthaben für Mieter*innen müssen weiterhin ausgezahlt werden.

Genau so gilt: Ihre Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2025 muss standardmäßig bis zum 31. Dezember 2026 vorliegen. Für viele wird die Betriebskostenabrechnung für 2025 teurer ausfallen als zuvor. Gründe dafür sind Kommunalabgaben sowie höhere Grundsteuerhebesätze durch die Grundsteuerreform.

Was gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung?

Für viele Mieter*innen ist nicht direkt ersichtlich, welche Posten in eine Betriebskostenabrechnung gehören und welche nicht. Erschwert wird das Ganze dadurch, dass vielerorts die Begriffe „Betriebskostenabrechnung“ und „Nebenkostenabrechnung“ im Alltag synonym verwendet werden. Doch es gibt wichtige Unterschiede, die Sie kennen sollten. Denn anfallende Nebenkosten der Vermieter*innen haben in der Betriebskostenabrechnung nichts zu suchen.

Nebenkosten oder Betriebskosten: Wo ist der Unterschied?

Unter Betriebskosten fallen ausschließlich laufend anfallende Ausgaben, wie Kosten für die Müllentsorgung und Wasserversorgung. Auch Heizkosten sind umlagefähige Betriebskosten, jedoch können sie nicht pauschal abgerechnet werden. Als Mieter*in dürfen Sie nur an den Betriebskosten beteiligt werden. Zu den Nebenkosten zählen sämtliche (einmalige) Ausgaben, die der vermietenden Partei im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen, einschließlich Instandhaltungs- und Verwaltungskosten. Man kann also auch sagen: Alle Betriebskosten sind Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten.

Stehen folgende „Nebenkosten“ auf der Abrechnung, können Sie die Zahlung verweigern:

• Kosten für Hausverwaltung / Verwaltungskostenpauschale
• Anschaffungskosten (beispielsweise für neue Rauchwarnmelder, Schneeschaufeln oder Müllbehälter)
• Unregelmäßig anfallende Kosten (wie die Beseitigung von Ungeziefer)
• Einmalige Kosten (wie die Umgestaltung des Gartens)
• Instandhaltungs- und Reparaturkosten für Haus oder Wohnung
• Bank- und Telefongebühren
• Steuern
• Zinsen der Immobilienfinanzierung

Auch Beträge, die Ihr Vermieter oder Ihre Vermieterin in der Betriebskostenabrechnung Ihrer Wohnung ohne weitere Erklärung unter „Sonstige Kosten“ aufführt, müssen Sie erstmal nicht zahlen. Ihnen muss klar mittgeteilt werden, was sich hinter diesen genau verbirgt.

Welche Versicherungskosten sind umlegbar?

Vermieter*innen dürfen nicht alle Versicherungen in der Betriebskostenabrechnung aufführen. Nur Gebäudeversicherungen und Haftpflichtversicherungen sind umlegbar:

1. Wohngebäudeversicherung
2. Gebäudehaftpflichtversicherung
3. Gewässerschadenhaftpflichtversicherung

Die Kosten für die Rechtschutzversicherung, die Mietausfallversicherung oder den Beitrag zum Grundeigentümerverein müssen Vermieter*innen selbst tragen.

Auf den richtigen Verteilerschlüssel achten

In Mietshäusern mit mehreren Parteien wird über den Verteilerschlüssel festgelegt, wie hoch der jeweilige Anteil der Betriebskosten sein darf, der auf die einzelnen Mieter*innen verteilt wird. Dabei wird entweder nach Wohnfläche abgerechnet oder nach Anzahl der Personen, die in der Wohnung wohnen. Eine entsprechende Regelung finden Sie in Ihrem Mietvertrag. Ist dort nichts vermerkt, wird meistens nach der Wohnfläche abgerechnet.

Eine Alternative ist es, nach Wohneinheit abzurechnen. Dann zahlt jede Mietpartei den gleichen Anteil. Diese Art der Abrechnung macht vor allem dann Sinn, wenn alle Wohneinheiten einen ähnlich hohen Verbrauch haben. Auch eine Abrechnung nach Verbrauch ist möglich, allerdings nur für Warmwasser und Heizung. Voraussetzung dabei ist, dass jede Partei über einen eigenen Zähler verfügt.

Fehler gefunden? Widerspruch bei der Betriebskostenabrechnung einlegen!

Wenn Ihnen die Betriebskostenabrechnung zu hoch erscheint, können Sie Widerspruch einlegen. Bei Einwänden gegen die Betriebskostenabrechnung können Sie diese innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt Ihrem Vermieter oder Ihrer Vermieterin gegenüber geltend machen. Sie haben das Recht, alle Belege, auf deren Grundlage die Betriebskostenabrechnung erstellt wurde, im Original einzusehen. Sind bestimmte Positionen fehlerhaft, müssen Sie diese nicht zahlen. Bei grundlegenden Fehlern ist die Abrechnung sogar insgesamt unwirksam. Zu grundlegenden Fehlern gehört zum Beispiel die Nichteinhaltung der vorgegebenen Frist oder ein fehlerhafter Umlageschlüssel, über den geregelt wird, wer welchen Anteil der Nebenkosten zu zahlen hat.

Da für Nachzahlungen in der Regel eine Frist von 30 Tagen gilt, können Sie bei Einwänden zunächst den Betrag unter Vorbehalt überweisen. So geraten Sie nicht in Zahlungsverzug. Vermieter*innen dürfen aber auch im Mietvertrag andere Zahlungsfristen festsetzen, die dann bindend sind.

Sie haben mit der Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung erhalten und diese bereits bezahlt? Mit Zahlung und ausbleibendem Widerspruch haben Sie diese anerkannt, auch wenn sie den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen sollte. Eine spätere Beanstandung ist nicht mehr möglich. Das hat der Bundesgerichtshof am 28. Oktober 2020 entschieden.

Betriebskostenabrechnung und Heizkosten

Viele Mieter*innen erhalten zusammen mit der Betriebskostenabrechnung für ihre Wohnung auch eine Übersicht über die Heizkosten. Diese muss nicht gesondert erfolgen, sondern Heiz- und Betriebskosten können zusammen abgerechnet werden. In diesem Fall muss aber der Abrechnungszeitraum, der im Mietvertrag steht, derselbe sein. Sind unterschiedliche Zeiträume festgelegt, erhalten Sie als Mieter*in die Abrechnungen zu verschiedenen Zeitpunkten.

Formell gibt es viele Gemeinsamkeiten zwischen Heizkosten- und Betriebskostenabrechnung:

• Der Abrechnungszeitraum beträgt maximal zwölf Monate.
• Sie als Mieter*in müssen die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erhalten.
• Die Abrechnung muss den Verteilerschlüssel enthalten.
• Ihre Vorauszahlungen müssen berücksichtigt werden.

Alles, was Sie zur Heizkostenabrechnung wissen sollten, finden Sie in unserem Ratgeber zusammengefasst.

Ein Streitpunkt in vielen Betriebskostenabrechnungen: die Heizkosten.

Fazit: Unbedingt die Betriebskostenabrechnung prüfen (lassen)!

Es gibt viele Stellen, an denen sich Fehler bei der Betriebskostenabrechnung einschleichen können. Wird der Verteilerschlüssel falsch angewandt, das Abziehen der Vorauszahlung vergessen oder Nebenkosten der Vermieter*innen in der Abrechnung berücksichtigt, ergeben sich schnell Probleme. Hinzu kommt, dass es für die Betriebskostenabrechnung im gewerblichen Bereich nochmal eigene Regelungen gibt. Daher ist es sinnvoll für Vermieter*innen und Mieter*innen, die Berechnung genau auf Fehler zu überprüfen.

Gibt es Unstimmigkeiten, sollten Sie als erstes auf Ihren Vermieter oder Ihre Vermieterin zugehen und versuchen, das Problem zu klären. Sind Sie trotzdem unsicher, ob Ihre Betriebskostenabrechnung richtig erstellt wurde, können Sie diese auch bei Mietervereinen oder Verbraucherzentralen gegen eine Gebühr prüfen lassen. Die rechtliche Beratung durch einen Anwalt oder eine Anwältin kann sinnvoll werden, wenn die Vermieterseite notwendige Informationen zur Prüfung der Betriebskostenabrechnung vorenthält oder Fehler in der Berechnung trotz Widerspruch nicht korrigiert.