Heiz- und Betriebskostenabrechnung: Das musst du wissen

Du wohnst zur Miete? Dann bekommst du in der nächsten Zeit Post von deinem Vermieter. Denn bald stehen wieder die Heiz- und Betriebskostenabrechnungen für deine Wohnung an.

In unserem Ratgeber geben wir Tipps, worauf Mieter und auch Vermieter achten sollten.


Das erwartet dich hier

Betriebskostenabrechnung: Was sagt das Gesetz?

Neben der eigentlichen Miete musst du weitere Kosten an den Vermieter abführen. Die sogenannte „zweite Miete“ wird in der „Betriebskostenverordnung“ geregelt. In die Betriebskostenabrechnung gehören daher laut Gesetz Heizkosten, Wasser und Abwasser, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Putz- und Hausmeisterservice, Gartenpflege, Beleuchtung, Aufzug, Schornsteinfeger, Grundsteuer und bestimmte Versicherungen.

Betriebskostenabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung

Es gibt bestimmte Kosten, die dein Vermieter nicht als Betriebskosten abrechnen darf. Stehen solche „Nebenkosten“ auf der Abrechnung, kannst du die Zahlung verweigern:

  •  Kosten für Hausverwaltung / Verwaltungskostenpauschale
  • Reparaturkosten für Haus oder Wohnung
  • Bank- und Telefongebühren

Auch Beträge, die dein Vermieter in der Betriebskostenabrechnung deiner Wohnung ohne weitere Erklärung unter „Sonstige Kosten“ aufführt, musst du erstmal nicht zahlen. Dein Vermieter muss dir mitteilen, was sich dahinter genau verbirgt.

Tipp: Deinen Anteil in der Betriebskostenabrechnung für Hausmeister, Reinigungsdienst oder Gartenpflege kannst du in der Steuererklärung angeben.

Mann rechnet Betriebskostenabrechnung nach

Genaues Nachrechnen der Betriebskostenabrechnung lohnt sich oft.

Wie hoch fallen Betriebskosten im Allgemeinen aus?

Laut Berechnungen des Deutschen Mieterbundes zahlten Mieter im Jahr 2018 durchschnitt 2,17 Euro Betriebskosten pro Quadratmeter und Monat. Bei einer 80 Quadratmeter großen Wohnung sind das Zusatzkosten von 173,60 Euro pro Monat bzw. 2.083,20 Euro im Jahr. Da es für bestimmte Positionen (Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müllabfuhr, Heizkosten/Warmwasser) deutliche regionale und lokale Unterschiede gibt, können deine Betriebskosten höher oder niedriger ausfallen.

Wie viel du pro Monat für die Betriebskosten zahlen musst, steht in deinem Mietvertrag. Die meisten leisten eine monatliche Vorauszahlung an den Vermieter. Auch Pauschalen sind möglich, doch hierbei entfällt eine genaue Abrechnung – Mieter zahlen meist mehr als notwendig.

Betriebskostenabrechnung: Fälligkeit und Fristen

Dein Vermieter muss dir die Betriebskostenabrechnung für deine Wohnung spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode vorlegen. Das bedeutet: Für die Betriebskosten für 2020 hat er Zeit bis zum 31. Dezember 2021. Braucht er länger für die Abrechnung, kann er keine Nachforderung mehr erheben. Falls du ein Guthaben haben solltest, hast du allerdings noch drei Jahre rückwirkend Anspruch auf das Geld.

Wenn die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist

Bei Einwänden gegen die Betriebskostenabrechnung kannst du diese innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt deinem Vermieter gegenüber geltend machen. Du hast das Recht, alle Belege, auf deren Grundlage dein Vermieter die Betriebskostenabrechnung erstellt hat, im Original einzusehen. Sind bestimmte Positionen fehlerhaft, musst du diese nicht zahlen. Bei grundlegenden Fehlern ist die Abrechnung sogar insgesamt unwirksam. Zu grundlegenden Fehlern gehört zum Beispiel die Nichteinhaltung der vorgegebenen Frist oder ein fehlerhafter Umlageschlüssel sein, über den geregelt wird, welcher Mieter welchen Anteil der Nebenkosten zu zahlen hat.

Da für Nachzahlungen in der Regel eine Frist von 30 Tagen gilt, kannst du bei Einwänden zunächst den Betrag unter Vorbehalt überweisen. So gerätst du nicht in Zahlungsverzug. Der Vermieter darf aber auch im Mietvertrag andere Zahlungsfristen festsetzen, die dann bindend sind.

Du hast mit der Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung erhalten und diese bereits bezahlt? Mit Zahlung und ausbleibendem Widerspruch hast du diese anerkannt, auch wenn sie den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen sollte. Eine spätere Beanstandung ist nicht mehr möglich. Das hat der Bundesgerichtshof am 28. Oktober 2020 entschieden.

Kosten für einen Aufzug können auf alle Mieter umgelegt werden – selbst auf die, die im Erdgeschoss wohnen.

Diese Angaben gehören in die Betriebskostenabrechnung

Damit sie gültig ist, muss die Betriebskostenabrechnungen bestimmte Angaben enthalten. Dabei handelt es sich um:

  • Abrechnungszeitraum: Bist du während des Jahres eingezogen, fängt der Zeitraum mit dem Mietbeginn an. Ansonsten umfasst er das letzte Kalenderjahr.
  • Umlageschlüssel: Möglich sind drei Varianten: nach Verbrauch, Quadratmetern oder Anzahl der Bewohner. Der Umlageschlüssel steht im Mietvertrag, daran muss sich der Vermieter halten. Ohne Regelung werden die Kosten nach Wohnfläche umgelegt, nur die Heizkosten werden nach Verbrauch berechnet.
  • Gesamtkosten: Bei Mehrfamilienhäusern muss der Vermieter alle Betriebskosten in der Summe aufführen.
  • Berechnung des Mieteranteils: Du zahlst nur diesen Anteil. Die Berechnung muss nachvollziehbar sein. Kosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf die anderen Mietparteien umgelegt werden – diese muss der Vermieter tragen.
  • Vorauszahlungen: Der Vermieter muss deine bereits geleisteten Zahlungen aufführen und von deinem Anteil abziehen.
  • Rückzahlung oder Nachzahlung: Aus der Betriebskostenabrechnung muss klar hervorgehen, wie viel Geld du zurückerhältst bzw. wie viel Geld zu nachzahlen musst.

Welche Versicherungen dürfen in der Betriebskostenabrechnung stehen?

Dein Vermieter darf nicht alle Versicherungen in der Betriebskostenabrechnung aufführen. Nur Gebäudeversicherungen und Haftpflichtversicherungen sind umlegbar:

  1. Wohngebäudeversicherung
  2. Gebäudehaftpflichtversicherung
  3. Gewässerschadenhaftpflichtversicherung

Die Kosten für die Rechtschutzversicherung, die Mietausfallversicherung oder den Beitrag zum Grundeigentümerverein muss der Vermieter selbst tragen.

Heizung einer Wohnung

Ein Streitpunkt in vielen Betriebskostenabrechnungen: die Heizkosten.

Betriebskostenabrechnung und Heizkosten

Viele Mieter erhalten zusammen mit der Betriebskostenabrechnung für ihre Wohnung auch eine Übersicht über die Heizkosten. Diese muss nicht gesondert erfolgen, sondern Heiz- und Betriebskosten können zusammen abgerechnet werden. In diesem Fall muss aber der Abrechnungszeitraum, der im Mietvertrag steht, derselbe sein. Sind unterschiedliche Zeiträume festgelegt, erhältst du als Mieter die Abrechnungen zu verschiedenen Zeitpunkten.

Formell gibt es viele Gemeinsamkeiten zwischen Heizkosten- zur Betriebskostenabrechnung:

  • Der Abrechnungszeitraum beträgt maximal 12 Monate.
  • Der Mieter muss die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erhalten.
  • Die Abrechnung muss den Verteilerschlüssel enthalten.
  • Deine Vorauszahlungen müssen berücksichtigt werden.

 

Heizkosten werden immer zum Teil verbrauchsabhängig abgerechnet

Der Vermieter muss mindestens 50 bis 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abrechnen, die übrigen Kosten können nach einem Schlüssel umgelegt werden. Du kannst mit dem Vermieter aber auch eine vollständige Abrechnung nach Verbrauch vereinbaren. Nur eine komplett pauschale Abrechnung ist nicht erlaubt.

Die Kosten für den Dienst, der die Verbrauchszähler der Mietparteien abliest, kann der Vermieter ebenfalls auf die Mieter umlegen. Ebenso die Betriebskosten der Heizung (Strom, Wartung, Überprüfung der Anlage).

Tipp: Deine Heizkosten kannst du zum Teil selbst beeinflussen – zum Beispiel durch das richtige Heizen und Lüften.

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Richtig heizen und lüften

Nahe liegend – aber wusstest du, dass du schon mit einem Grad Celsius weniger bis zu 6 Prozent Heizenergie sparen kannst? Aber auf welche Temperatur sollte die Heizung im Winter eingestellt werden? Mehr über das Thema Heizen und der optimalen Raumtemperatur im Winter findest du im Blogbeitrag „Heizung auf Winterbetrieb umstellen„.

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