Heiz- und Betriebskostenabrechnung für 2021: Das müssen Sie wissen

In unserem Ratgeber geben wir Tipps, worauf Mieter*innen und auch Vermieter*innen achten sollten.

Was ist überhaupt die Betriebskostenabrechnung?

Neben der eigentlichen Miete müssen Sie weitere Kosten an Vermieter*innen abführen. Die sogenannte „zweite Miete“ wird in der „Betriebskostenverordnung“ geregelt. In die Betriebskostenabrechnung gehören daher laut Gesetz Heizkosten, Wasser und Abwasser, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Putz- und Hausmeisterservice, Gartenpflege, Beleuchtung, Aufzug, Schornsteinfeger, Grundsteuer und bestimmte Versicherungen.

Genaues Nachrechnen der Betriebskostenabrechnung lohnt sich oft.

Wie hoch fallen Betriebskosten im Allgemeinen aus?

Laut Berechnungen des Deutschen Mieterbundes zahlten Mieter*innen im Jahr 2018 durchschnitt 2,17 Euro Betriebskosten pro Quadratmeter und Monat. Bei einer 80 Quadratmeter großen Wohnung sind das Zusatzkosten von 173,60 Euro pro Monat bzw. 2.083,20 Euro im Jahr. Da es für bestimmte Positionen (Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Müllabfuhr, Heizkosten/Warmwasser) deutliche regionale und lokale Unterschiede gibt, können Ihre Betriebskosten höher oder niedriger ausfallen.

Wie viel Sie pro Monat für die Betriebskosten zahlen müssen, steht in Ihrem Mietvertrag. Die meisten leisten eine monatliche Vorauszahlung an den*die Vermieter*in. Auch Pauschalen sind möglich, doch hierbei entfällt eine genaue Abrechnung – Mieter*innen zahlen meist mehr als notwendig.

Betriebskostenabrechnung: Fälligkeit und Fristen

Ihr*e Vermieter*in muss Ihnen die Betriebskostenabrechnung für Ihre Wohnung spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode vorlegen. Für die Betriebskosten für 2021 haben Vermieter*innen Zeit bis zum 31. Dezember 2022. Brauchen sie länger für die Abrechnung, können sie keine Nachforderung mehr erheben. Sollten Sie jetzt also noch eine Abrechnung für 2020 erhalten, so ist der Anspruch erloschen. Falls Sie ein Guthaben haben sollten, haben Sie allerdings noch drei Jahre rückwirkend Anspruch auf das Geld.

Kosten für einen Aufzug können auf alle Mieter*innen umgelegt werden – selbst auf die, die im Erdgeschoss wohnen.

Welche Angaben gehören in die Betriebskostenabrechnung?

Damit sie gültig ist, muss die Betriebskostenabrechnungen bestimmte Angaben enthalten. Dabei handelt es sich um:

• Abrechnungszeitraum: Sind Sie während des Jahres eingezogen, fängt der Zeitraum mit dem Mietbeginn an. Ansonsten umfasst er das letzte Kalenderjahr.
• Umlageschlüssel: Möglich sind drei Varianten: nach Verbrauch, Quadratmetern oder Anzahl der Bewohner*innen. Der Umlageschlüssel steht im Mietvertrag, daran müssen sich Vermieter*innen halten. Ohne Regelung werden die Kosten nach Wohnfläche umgelegt, nur die Heizkosten werden nach Verbrauch berechnet.
• Gesamtkosten: Bei Mehrfamilienhäusern müssen Vermieter*innen alle Betriebskosten in der Summe aufführen.
• Berechnung des Mieteranteils: Sie zahlen nur diesen Anteil. Die Berechnung muss nachvollziehbar sein. Kosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf die anderen Mietparteien umgelegt werden – diese müssen Vermieter*innen tragen.
• Vorauszahlungen: Vermieter*innen müssen Ihre bereits geleisteten Zahlungen aufführen und von Ihrem Anteil abziehen.
• Rückzahlung oder Nachzahlung: Aus der Betriebskostenabrechnung muss klar hervorgehen, wie viel Geld Sie zurückerhalten bzw. wie viel Geld Sie nachzahlen müssen.

Betriebskostenabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung

Es gibt bestimmte Kosten, die Ihre*e Vermieter*in nicht als Betriebskosten abrechnen darf. Stehen solche „Nebenkosten“ auf der Abrechnung, können Sie die Zahlung verweigern:

• Kosten für Hausverwaltung / Verwaltungskostenpauschale
• Reparaturkosten für Haus oder Wohnung
• Bank- und Telefongebühren

Auch Beträge, die Ihr*e Vermieter*in in der Betriebskostenabrechnung Ihrer Wohnung ohne weitere Erklärung unter „Sonstige Kosten“ aufführt, müssen Sie erstmal nicht zahlen. Ihr*e Vermieter*in muss Ihnen mitteilen, was sich dahinter genau verbirgt.

Tipp: Ihren Anteil in der Betriebskostenabrechnung für Hausmeister*innen, Reinigungsdienst oder Gartenpflege können Sie in der Steuererklärung angeben.

Wie unterscheiden sich Betriebs- und Nebenkosten?

Ihr*e Vermieter*in darf nicht alle Versicherungen in der Betriebskostenabrechnung aufführen. Nur Gebäudeversicherungen und Haftpflichtversicherungen sind umlegbar:

1. Wohngebäudeversicherung
2. Gebäudehaftpflichtversicherung
3. Gewässerschadenhaftpflichtversicherung

Die Kosten für die Rechtschutzversicherung, die Mietausfallversicherung oder den Beitrag zum Grundeigentümerverein müssen Vermieter*innen selbst tragen.

Ein Streitpunkt in vielen Betriebskostenabrechnungen: die Heizkosten.

Auf den richtigen Verteilerschlüssel achten

In Mietshäusern mit mehreren Parteien wird über den Verteilerschlüssel festgelegt, wie viel Anteil der Betriebskosten auf die einzelnen Mieter*innen verteilt werden darf. Dabei wird entweder nach Wohnfläche abgerechnet oder nach Anzahl der Personen, die in der Wohnung wohnen. Eine entsprechende Regelung finden Sie in Ihrem Mietvertrag. Ist dort nichts vermerkt, dann wird meistens nach der Wohnfläche abgerechnet. Anders verhält es sich mit den Heizkosten. Hier muss anteilig auch der tatsächliche Verbrauch einfließen. Auch wenn alle Wohnungen Ihres Hauses über Wasseruhren verfügen, ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung sinnvoll.

Wenn die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist

Bei Einwänden gegen die Betriebskostenabrechnung können Sie diese innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt Ihrem*Ihrer Vermieter*in gegenüber geltend machen. Sie haben das Recht, alle Belege, auf deren Grundlage Ihr*e Vermieter*in die Betriebskostenabrechnung erstellt hat, im Original einzusehen. Sind bestimmte Positionen fehlerhaft, müssen Sie diese nicht zahlen. Bei grundlegenden Fehlern ist die Abrechnung sogar insgesamt unwirksam. Zu grundlegenden Fehlern gehört zum Beispiel die Nichteinhaltung der vorgegebenen Frist oder ein fehlerhafter Umlageschlüssel sein, über den geregelt wird, welche*r Mieter*in welchen Anteil der Nebenkosten zu zahlen hat.

Da für Nachzahlungen in der Regel eine Frist von 30 Tagen gilt, können Sie bei Einwänden zunächst den Betrag unter Vorbehalt überweisen. So geraten Sie nicht in Zahlungsverzug. Vermieter*innen dürfen aber auch im Mietvertrag andere Zahlungsfristen festsetzen, die dann bindend sind.

Sie haben mit der Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung erhalten und diese bereits bezahlt? Mit Zahlung und ausbleibendem Widerspruch haben Sie diese anerkannt, auch wenn sie den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen sollte. Eine spätere Beanstandung ist nicht mehr möglich. Das hat der Bundesgerichtshof am 28. Oktober 2020 entschieden.

Betriebskostenabrechnung und Heizkosten

Viele Mieter*innen erhalten zusammen mit der Betriebskostenabrechnung für ihre Wohnung auch eine Übersicht über die Heizkosten. Diese muss nicht gesondert erfolgen, sondern Heiz- und Betriebskosten können zusammen abgerechnet werden. In diesem Fall muss aber der Abrechnungszeitraum, der im Mietvertrag steht, derselbe sein. Sind unterschiedliche Zeiträume festgelegt, erhalten Sie als Mieter*in die Abrechnungen zu verschiedenen Zeitpunkten.

Formell gibt es viele Gemeinsamkeiten zwischen Heizkosten- zur Betriebskostenabrechnung:

• Der Abrechnungszeitraum beträgt maximal 12 Monate.
• Der*die Mieter*in muss die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums erhalten.
• Die Abrechnung muss den Verteilerschlüssel enthalten.
• Ihre Vorauszahlungen müssen berücksichtigt werden.

Heizkosten werden immer zum Teil verbrauchsabhängig abgerechnet

Vermieter*innen müssen mindestens 50 bis 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abrechnen, die übrigen Kosten können nach einem Schlüssel umgelegt werden. Sie können mit dem*der Vermieter*in aber auch eine vollständige Abrechnung nach Verbrauch vereinbaren. Nur eine komplett pauschale Abrechnung ist nicht erlaubt.

Die Kosten für den Dienst, der die Verbrauchszähler der Mietparteien abliest, kann der*die Vermieter*in ebenfalls auf die Mieter*innen umlegen. Ebenso die Betriebskosten der Zentralheizung (Strom, Wartung, Überprüfung der Anlage).

Tipp: Ihre Heizkosten können Sie zum Teil selbst beeinflussen – zum Beispiel durch das richtige Heizen und Lüften.